Компания считает, что необходимо временно исключить работу в офисе / персонал хочет или вынужден работать дома.
Предложение о переходе на работу на дому (дистанционно) со стороны нанимателя - изменение существенных условий труда, о которых наниматель должен предупредить работника не позднее, чем за месяц. Но и сам работник может обратиться к нанимателю с аналогичным заявлением, в этом случае внести изменения можно гораздо оперативней. В обоих случаях необходимо оформить приказ и дополнительное соглашение к трудовому контракту.
Дистанционная работа или работа на дому?
Дистанционный работник не привязан к какому-либо месту для выполнения работы, т.е. может выполнять свои обязанности, где угодно.
В нынешних неспокойных обстоятельствах считаем оптимальным вариантом старую добрую работу на дому. Наниматель всегда будет располагать информацией о том, где конкретно будет выполнять свои обязанности работник.
Когда стоит необходимость сделать выбор о том, сохранить ли привычную работу в офисе или перейти в удаленный формат, надо проанализировать – возможно ли в принципе выполнение функций удаленно. Например, водитель, сторож, курьер – это не тот персонал, для которого применим новый формат работы, и придется рассмотреть иные опции.
Определившись со списком людей, для которых удаленная работа возможно, надо решить – какое оборудование будет использоваться работниками. Как правило, нанимателю спокойно, а работнику удобно, если это будет оборудование нанимателя – с лицензионным ПО и установленными для работы программами. Не забудьте оформить такую передачу актом приемки-передачи, чтобы по возвращении в привычное русло не искать причины нехватки мышек или мониторов.
Если использование оборудования компании не принципиально, не забудьте определить размер компенсации работнику за то, что им будут использоваться собственные ресурсы – никаких ограничений (минимальных или максимальных для такой суммы нет).
И вот мы почти дома в халате и тапочках перед монитором, но наниматель все еще не спокоен. Почему?
Потому что он должен убедиться в том, что домашняя работа будет соответствовать представлениям нанимателя и законодателя о безопасных и здоровых условиях труда. Если работник подзабыл базовые требования по охране труда, можно освежить память, дав почитать соответствующие инструкции. Добросовестный наниматель может создать целую комиссию для того, чтобы подтвердить безопасность домашнего окружения, но вполне достаточным будет получить такое подтверждение от работника. Не исключено, что работник попросит оказать помощь в приведении своих условий работы в соответствие с требованиями охраны труда.
Каждый факт кратко отразите в дополнительном соглашении.
Условия оговорены, но мы пониманием, что решение временное. А вот насколько временное – не знают ни ВОЗ, ни наниматель, но установить предельные сроки целесообразно
В этом случае наниматель может установить какую-то отдаленную дату в меру своего оптимизма, но предусмотреть возможность более раннего возвращения к офисной работе. Наша цель – уменьшить документооборот, поэтому вводим формулировку:
Срок окончания действия условия о работе на дому - __ _______2020 года или более ранняя дата, определяемая как (1) возникновением обстоятельств, препятствующих работнику выполнять работу на дому или (2) возникновением обстоятельств, требующих личного присутствия работника по месту нахождения нанимателя. О возникших обстоятельствах стороны должны незмедлительно уведомить друг друга для определения даты окончания условия работы на дому, отличной от __ ______2020 года.
Если хотите перестраховаться по поводу коммерческой тайны, и еще не подписали NDA, но работник намерен долго пребывать в самоизоляции, то самое время оформить такой документ. Обратим внимание, что NDA вы можете подписать не только собственноручно или ЭЦП, но и другими аналогами собственноручной подписи, используя документ в электронном виде. Например, используя сервис DocuSign.
Как и сами трудовые контракты, дополнительные соглашения к трудовому контракту могут быть подписаны только собственноручно. Не видим препятствий к тому, чтобы оговорить все условия мэйлами, а по возвращении в офис закрепить договоренности на бумаге, ведь необходимость работать из дома может наступить внезапно и не зависеть от планов нанимателя и работника.
Дополнительные соглашения с дистанционными работниками могут заключаться путем обмена электронными документами (ЭЦП обязательно).

