Национальный центр защиты персональных данных опубликовал рекомендации, которые помогут нанимателям избежать нарушений при обработке персональных данных кандидатов на трудоустройство, сотрудников и бывших работников. Ниже мы собрали для Вас основные аспекты, на которые стоит обратить внимание.
Общие правила обработки персональных данных
Вне зависимости от целей обработки, все операторы* должны соблюдать общие принципы обработки персональных данных, включая:
- ограничить обработку персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;
- обеспечить соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям их обработки;
- хранить персональные данные в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
* Напомним, в законодательстве о персональных данных под операторами понимаются государственные органы,белорусские и иностранные организации, физические лица, в том числе ИП, самостоятельно или совместноорганизующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных.
Когда нужно согласие на обработку данных?
Белорусское законодательство допускает случаи, когда оператор вправе обрабатывать персональные данные без согласия субъекта. Некоторые подобные исключения предусмотрены и для трудовой сферы.
Кандидаты на трудоустройство
Отбор кандидатов, как правило, начинается с рассмотрения резюме. Если наниматель получает резюме по электронной почте, то он должен позаботиться о получении согласия на обработку данных соискателя. В иных случаях, отмечает Центр, обработка резюме может попасть в исключение и согласие не понадобится.
Обработка без согласия субъекта может происходить при оформлении трудовых отношений, но только в случаях, прямо предусмотренных законодательством, например:
- предъявление документов для заключения трудового договора согласно статье 26 Трудового кодекса Республики Беларусь;
- предоставление медицинской справки о состоянии здоровья, если прохождение предварительного медицинского осмотра обязательно;
- запрос характеристики с предыдущего места работы и др.
Работники
Аналогичное правило применяется и к обработке данных уже нанятых работников в рамках осуществления трудовой деятельности, а также родственников работников. При этом законодательство не всегда устанавливает формы документов или точные перечни данных, которые праве обрабатывать наниматель. В случае, когда компания самостоятельно разрабатывает формы документов, важно соблюдать общие принципы обработки персональных данных и исключить обработку избыточных данных работника.
Помимо прочего, согласие на обработку данных работника не нужно в следующих случаях:
- заполнение и хранение трудовой книжки, личных дел, табелей использования рабочего времени;
- выдача расчетных листков, командировочных удостоверений;
- выплата заработной платы, иных компенсаций;
- предоставление трудовых отпусков;
- реализация мер по исполнению нанимателями обязанностей рационально использовать труд и создавать условия для полного и производительного использования рабочего времени работников (например, ведение телефонных справочников с указанием ФИО, должности, рабочего телефона работников);
- награждение работников грамотами, благодарностями, занесения на Доску Почета и др.
Передача данных третьим лицам
В некоторых предусмотренных законом случаях передача данных работников, в том числе бывших, также может быть осуществлена без их согласия. Это касается случаев, когда имеет место:
- предоставление документов и информации по запросу налоговых органов;
- направление информации при исполнении обязанностей по ведению воинского учета;
- предоставление сведений для ведения персонифицированного учета;
- предоставление сведений, необходимых для начисления пенсий, сведений о приеме на работу и увольнении пенсионеров.
Центр подчеркивает, что уполномоченные органы при направлении запроса о предоставлении персональных данных должны указывать правовые основания запроса, цель обработки, содержание и объем запрашиваемых персональных данных, а при необходимости прикладывать форму согласия.
В противном случае нанимать должен получить предварительное согласие работника на передачу его персональных данных.

