DATENSCHUTZERKLÄRUNG

DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Stand: 18. September 2018
Version: 1.0

Ziele und Aufgaben

Arzinger will persönliche Informationen und Daten unserer Mandanten und Nutzer unseres Online-Angebots schützen, die: (i) unsere Website www.arzinger.by (nachfolgend „Website“) besuchen oder (ii) unsere Rechts- und sonstigen Dienstleistungen (nachfolgend „Dienstleistungen“) in Anspruch nehmen. Diese Informationen und Daten umfassen auch Informationen über natürliche Personen, deren Informationen wir bei der Erbringung von Dienstleistungen an Dritte und Personen, die eine Beschäftigung bei Arzinger aufnehmen wollen. Die vorliegende Datenschutzerklärung soll Sie darüber informieren, wie und unter welchen Bedingungen die Rechtsanwaltsgesellschaft Arzinger und Partner (nachfolgend „Arzinger“ oder wir») Ihre personenbezogenen Daten erhebt, nutzt, speichert und offenlegt.

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten und betrieblicher Datenschutzbeauftragter:

Arzinger und Partner Gesellschaft mit beschränkter Haftung

zu Hd. des Datenschutzbeauftragten

office 36, 12 Sovetskaya str., Minsk, 220030, Belarus

dpo@arzinger.by

Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten

Als personenbezogene Daten werden alle Informationen über Sie bezeichnet, die Sie identifizieren oder identifizierbar machen können und in beliebiger Form gespeichert werden. Diese Informationen umfassen Ihren Namen (auf Englisch und in Ihrer Muttersprache), Ihren Titel, Ihr Geschlecht, Ihre Staatsangehörigkeit, Ihr Geburtsdatum, Ihre Kontaktdaten wie die E-Mail-Adresse, die Postanschrift und die Telefonnummer, die Bezeichnung Ihrer Position und den Namen Ihres Arbeitgebers und alle Anwendungen (wie zum Beispiel Aufforderungen zur Angebotsabgabe).

Arzinger als Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten erfasst personenbezogene Daten aus unterschiedlichen Quellen. Die meisten personenbezogenen Daten werden von Ihnen durch die Ausführung bestimmter Handlungen übermittelt:

  • wenn Sie eine Anfrage in Bezug auf unsere Dienstleistungen an uns richten oder uns eine Frage stellen;
  • wenn Sie mit uns per E-Mail oder auf eine andere Art und Weise (Übergabe von Visitenkarten oder Unterlagen für Einschätzungen und Analysen, Ausfüllen von Formularen oder Fragebögen) in Kontakt treten;
  • wenn Sie mit uns über unsere Kanzlei-Seiten bei Facebook oder LinkedIn kommunizieren.

Des Weiteren können wir Ihre personenbezogenen Daten aus allgemein zugänglichen Quellen wie das Internet und Massenmedien (einschließlich Medienmonitoring) sammeln und diese auswerten, soweit die Datenerhebung für die Erfüllung Ihres Auftrags und im Zusammenhang damit für uns notwendig ist sowie unter der Bedingung, dass das nationale Recht solches Sammeln und Auswerten erlaubt („direkte Datenerhebung“ aus solchen Quellen wie LinkedIn, Facebook, Twitter und anderen sozialen Netzwerken sowie bei Google, Xing, Telegram).

Datenprüfung

Bevor wir die Entscheidung über die Zusammenarbeit mit Ihnen treffen, können wir Informationen in Bezug auf den potenziellen Fall oder das potenzielle Projekt erheben und verarbeiten, um zu beurteilen, ob eventuell ein Interessenkonflikt mit unserem aktuellen Mandanten bzw. einem Mandanten besteht, für den wir früher Dienstleistungen erbracht haben. Wir geben uns Mühe, nur die notwendigen Informationen dabei zu erheben und zu verarbeiten. Die Datenprüfung kann durch einen externen Auftragsverarbeiter durchgeführt werden.

Wie verwenden wir Ihre Informationen?

Wir können personenbezogene Daten für folgende Zwecke (einschließlich aber nicht ausschließlich) nutzen:

- Erbringung von Dienstleistungen. Wir erheben und speichern Informationen, die Sie uns freiwillig durch die Nutzung unserer Website und/oder auf andere Art und Weise, die uns die Erbringung von Dienstleistungen ermöglicht, bereitgestellt haben.

- Dienstleistungen für unsere Mandanten. Unsere Website bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten, Informationen über unsere Dienstleistungen anzufragen, einschließlich Kontaktformular und Telefonanruf. Die Kontakt- sowie personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage notwendig sind, können bei jeder Anfrage wieder angefordert werden. Diese Informationen brauchen wir, um Ihre Anfrage zu beantworten.

- Betriebswirtschaftliche Aufgaben und rechtliche Compliance. Wir nutzen personenbezogene Daten für folgende Zwecke der betriebswirtschaftlichen Führung und rechtlichen Compliance:

  • Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten (einschließlich Know-Your-Client-Verfahren, Prävention und Bekämpfung der Geldwäsche, Interessenkonflikte und sonstige Pflichten);
  • Wahrnehmung unserer gesetzlichen Rechte;
  • Schutz der Rechte Dritter;
  • im Zusammenhang mit einem Geschäft wie Verschmelzung, Umwandlung oder Kauf/Verkauf und
  • Weitergabe an entsprechende staatliche Behörden in den Fällen, wenn das belarussische Recht dies fordert.

- Einstellung von Mitarbeitern. Wir nutzen personenbezogene Daten im Einstellungsverfahren, um die Eignung der Person, die sich für jede Position (u. a. Partner, Jurist, juristischer Mitarbeiter oder Praktikant für die Sommerzeit sowie Verwaltungsstellen zur Unterstützung der Geschäftsaktivitäten und der Erbringung von Dienstleistungen) bei Arzinger bewirbt, zu prüfen, wenn die Bewerbung bei uns online, per E-Mail, in Papierform oder als persönliche Anfrage eingegangen ist.

- Werbetätigkeit. Wir nutzen personenbezogene Daten für folgende Werbeaktivitäten:

  • Werbung per Post
  • E-Mail-Werbung

Wir nutzen Informationen, die wir durch Ihre Interaktion mit unserer Website oder beim E-Mail-Verkehr erhalten, um Werbesendungen an Sie zu verschicken.

Wir werden Ihnen Werbesendungen zuschicken, nur wenn Sie in den Erhalt solcher Sendungen eingewilligt haben oder wenn wir das gesetzliche Recht dazu haben.

- Auswertung der Mandanten- und Nutzerdaten.

Wir werten Ihre Kontaktdaten und sonstige personenbezogene Informationen, die wir durch Ihre Interaktion mit unserer Website, beim E-Mail-Verkehr und/oder im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen für Sie erhalten.

In den Fällen, wenn Sie uns eine Einwilligung (soweit gesetzlich erforderlich) erteilt haben, setzen wir Cookies, Protokolle und andere Techniken zur Erfassung personenbezogener Daten mithilfe von Hard- und Software, die Sie für den Zugriff auf unsere Website nutzen, oder Ihres Mobiltelefons ein. Diese Daten umfassen:

  • IP-Adressen für die Auswertung der Nutzungsintensität der Website;
  • Zugriffsdaten zur statistischen Erfassung der Nutzung der Website;
  • Informationen zu Ihren persönlichen und beruflichen Interessen, demographischen Merkmalen, Ihren Erfahrungen mit unseren Produkten und bevorzugten Kommunikationskanälen.

Unsere Website enthält Tracking-Pixel, auch Zählpixel oder Pixel-Tags (nachfolgend „Pixel“). Mit diesem Tracking-Tool können wir sehen, ob Sie unsere E-Mail-Nachricht erhalten haben, die Nutzer zählen, die auf unsere Website zugegriffen oder die E-Mails geöffnet haben, sowie sonstige pseudonymisierte Informationen erfassen. Nachdem Sie unsere E-Mail-Nachricht mit einem Pixel geklickt haben, können Ihre Kontaktdaten anschließend an die Quell-E-Mail-Adresse (source email) und an das entsprechende Pixel gesandt werden.

In einigen unserer E-Mail-Nachrichten verwenden wir eine Click-through-URL, die Sie auf eine Website, die von uns oder in unserem Auftrag verwaltet wird, weiterleitet.

Durch die Verarbeitung dieser Informationen können wir die Effektivität der Inhalte unserer Website bewerten sowie die Nutzung der Website oder unserer Dienstleistungen durch Mandanten besser verstehen. So erfahren wir, welche Seiten unserer Website für die Nutzer am meisten attraktiv sind, welche Bereiche sie am interessantesten finden und welche Angebote sie gerne sehen möchten.

Wir nutzen diese Informationen auch für Werbezwecke (s. Abschnitt „Werbetätigkeit“ oben).

Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten vornehmlich zur Wahrung unseres berechtigten kommerziellen Interesses. Außerdem können wir, je nach der Art der von uns erfassten personenbezogenen Daten, Ihre personenbezogenen Daten aus einem oder mehreren gesetzlichen Gründen verarbeiten, und zwar:

  • wenn wir dem Gesetz folgen müssen oder uns eine Rechtspflicht obliegt;
  • wenn Sie uns eine Einwilligung in die Nutzung Ihrer Informationen erteilt haben und
  • zum Zweck der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen.

Was sehen wir als unser „berechtigtes Interesse“ an und was bedeutet das für Sie?

Wir gehen von unserem berechtigten Interesse in den Fällen aus, wenn wir glauben, Ihre Informationen zur Erreichung eines bestimmten Ziels, soweit es uns sinnvoll erscheint, verarbeiten zu müssen. Sie haben das Recht, die Einschränkung oder Einstellung der Verarbeitung zu verlangen.

Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Wir können auch bei Bedarf die Informationen an folgende Dritte weitergeben:

  • unsere Fachberater wie Juristen und Buchhalter;
  • staatliche oder sonstige regulierende Behörden;
  • Berufshaftpflichtversicherungsgesellschaften oder sonstige Versicherungen;
  • regulierende Behörden, Steuerbehörden, staatliche Registrierungsbehörden;
  • Dritte, die für uns folgende Dienstleistungen erbringen (einschließlich aber nicht ausschließlich): Bearbeitung von Unterlagen, Übersetzungsdienstleistungen, Löschung vertraulicher Inhalte, Dienstleistungen von Informationssystem- oder Softwareanbietern, technische Unterstützung, Aufbewahrung von Dokumenten und Speicherung von Informationen;
  • Dritte, die an der Erbringung von Dienstleistungen für Mandanten beteiligt sind: Rechtsanwälte, Schiedsrichter, Mediatoren, Sekretäre, Zeugen, Bewerter, Gericht, die Gegenpartei und ihre Anwälte, Plattformen für Dokumenteneinsicht und Experten für Steuer- oder Bewertungsfragen;
  • Dritte, die Dienstleistungen zur Auswertung der Mandanten- und Nutzerdaten wie Google Analytics und Yandex.Metrika erbringen;
  • Dritte, die Post- oder Kurierdienstleistungen erbringen, Werbesendungen oder Dokumenten in bestimmten Angelegenheiten zustellen.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass diese Aufzählung nicht erschöpfend ist und es auch andere Fälle geben kann, wenn wir bestimmte Informationen an Dritte übermitteln müssen, um unsere Dienstleistungen möglichst effizient zu erbringen.

In diesem Fall gewährleistet Arzinger das angemessene Datenschutzniveau (einschließlich aber nicht ausschließlich) dadurch, indem mit solchen Dritten übliche Datenschutzvereinbarungen geschlossen werden.

Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Arzinger ergreift entsprechende verwaltungsmäßige, technische, organisatorische, rechtliche und physische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Die Originale der Dokumente werden in verschlossenen Dokumentenschränken aufbewahrt, die nur für Befugte zugänglich sind. Alle elektronischen Informationen sind auf geschützten Datenträgern gespeichert, die nur für Befugte zugänglich sind. Ihre personenbezogenen Daten werden auch dadurch geschützt, dass alle Personen, die in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einbezogen werden, zur Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung verpflichtet werden.

Speicherung der personenbezogenen Informationen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten innerhalb eines Zeitraums, der uns angesichts unserer Beziehungen mit Ihnen und im Zusammenhang mit der Erbringung unserer Dienstleistungen als notwendig erscheint. Darüber hinaus kann es sein, dass wir bestimmte personenbezogene Daten innerhalb einer gesetzlich festgesetzten Frist speichern müssen, so sind etwa die Daten aus dem Einwanderungsverfahren innerhalb von 10 Jahren aufzubewahren.

Sobald die Notwendigkeit der Speicherung Ihrer Informationen entfällt, stellen wir sicher, dass sie gelöscht werden. In einigen Fällen müssen wir einen Teil der Informationen zu Archivierungszwecken behalten oder um Sie bei Bedarf bei der weiteren Kommunikation nicht mehr einzubeziehen.

Sollten Sie Fragen zur geplanten Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten bei uns haben, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir Sie zur jeweiligen Kategorie personenbezogener Daten umfassend aufklären können.

Beauftragung von Dritten als Dienstleistungsanbietern

Wie bereits oben hingewiesen, können wir im Zuge der Erbringung unserer Dienstleistungen Dritte mit solchen Arten der Verarbeitung personenbezogener Daten (einschließlich aber nicht ausschließlich) beauftragen wie Datenbearbeitung, Übersetzungsdienstleistungen, Löschung vertraulicher Inhalte, Dienstleistungen von Informationssystem- oder Softwareanbietern, technische Unterstützung, Aufbewahrung von Dokumenten und Speicherung von Informationen. Solche Dritte werden die personenbezogenen Daten in unserem Auftrag und unter unserer Leitung verarbeiten. Arzinger wählt Anbieter mit der nötigen Sorgfalt und stellt beim Vertragsschluss sicher, dass diese Anbieter (i) notwendige Datenschutzmaßnahmen ergreifen; (ii) Ihre Daten ausschließlich gemäß den Anweisungen von Arzinger und zu keinen anderen Zwecken nutzen; und (iii) Ihre personenbezogenen Daten laut Vertragsbestimmungen speichern. Jeder Dritte, der unser Auftragsverarbeiter ist, gewährleistet das angemessene Datenschutzniveau (einschließlich aber nicht ausschließlich) dadurch, indem übliche Datenschutzvereinbarungen geschlossen werden.

Schutz persönlicher Informationen

Sie haben das Recht, (i) Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten und den Zugriff darauf sowie den Erhalt bzw. die Übermittlung solcher Daten zu beantragen; (ii) die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen; (iii) gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; (iv) die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen. Wollen Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen, senden Sie bitte eine diesbezügliche Anfrage an die E-Mail-Adresse dpo@arzinger.by.

Sie haben auch das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.